既统一又自动还智能的项目管理工具,我们找到了!(项目管理自动化)

@程序员朋友们,听说产研团队的日常是这样,你们团队中招了吗?

  • 每次开会对排期,对着 EXCEL 表看得头晕眼花;

  • 正在疯狂赶 Deadline,PMO 直接坐旁边盯梢;

  • 什么!啥时候又改需求?项目变更沟通记录零散,信息更新不及时;

  • 日报、周报每天写的是“开发中”,常被老板灵魂一问:项目到底做到哪了?

如何做好项目管理,是每个 IT 团队头疼的大事。不光是我们,这些问题同样困扰 2018 年的抖音团队。大家知道抖音在短短几年就成为“国民级应用”,产品迭代迅速,人员也一下子从几百人扩张到几千人。

大家想象下这么多人每天在不同的需求里或串行或并行工作,项目管理的难度有多大。于是抖音团队开始思考,用一个工具来统一不同角色的研发管理需求,好让新人快速上手。

我们程序员讲究“极客精神”,当发现市面上没有特别合适后,抖音团队干脆自研起来。几个人经过两周的封闭开发,做出飞书项目的 1.0 版本。很快地,内部的抖音火山版、懂车帝、今日头条、西瓜视频等也“投奔”飞书项目,它迅速成为字节内部统一的项目管理平台。

可能有程序员朋友想问,我们团队一直用 Jira、Confluence 做项目管理,不香吗?我以前在产研团队时也有用这些工具,最大的感受是它们功能庞大复杂,普通用户可能用不明白,公司还得定期安排新人培训。

飞书项目给我的第一印象是简洁好用,更符合国人使用工具的习惯,项目流程节点清晰,直接查看自己在哪个流程节点,待完成的需求有哪些,每天的工作安排很清楚。

别看飞书项目表面产品自然流畅,背后存在严谨的产品理念——“节点流”。简单来说,无论多复杂的项目都能拆解抽象为标准的节点流,让任何人进来后,清晰看到自己所在的节点,自然地遵循设定好的流程高效协作。

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飞书项目到底有多厉害?据飞书项目管理专家祁梦月介绍,一般国内互联网公司一个 PMO 大约支持 50 人的产研团队,用了飞书项目后,一个 PMO 可以轻松支持 200 人的产研团队。

尽管他可能没法跟进到每个项目细节,但飞书项目增强了员工的自驱力,不用人催促,员工就能按时完成工作,让节点流转下去,有效帮助我们拆掉传统项目管理思维的“墙”。

不是我一个人说好用,今年 5 月,飞书项目正式对外商业化,仅上线半年时间,已服务 Keep、猎聘、莉莉丝、安克创新、理想汽车等 200 企业客户,涵盖企业服务、文娱传媒、消费电子、汽车制造、医疗和健康等十几个行业。

为什么飞书项目短短时间内,让这么多企业青睐有加?下面我们来深入扒一扒。

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整顿“Excel 作坊”模式,打开研发效能黑盒

大伙都知道,软件开发流程的链条很长:涉及需求调研、人员排期、研发测试、发布上线等环节。如果一个团队同时进行几十个大大小小的项目,如何保证每个节点之间的协同对接成为 PMO 头疼的难题,反复沟通、催促进展耗费 PMO 巨大精力。似乎 PMO 人均是“Excel 大师”,整天埋头在无数个报表中来回切换、记录项目最新进展、做各种标记。

国民健身 App Keep 曾经也为这问题发愁。作为大家居家健身的必备,打开 Keep,选一个健身训练课程就可以运动起来,还能参与社区讨论,户外骑行、跑步时记录轨迹。这些便捷功能的背后是复杂的研发流程在支撑,在高速发展的过程中,Keep 常常是两周就要迭代一次,30-50 个需求并行开发,研发效能管理面临一定的挑战。

在尝试 Excel 和其他项目管理工具均没有达到理想效果后,Keep 遇到飞书项目,通过超级灵活的自定义能力,TA 给了 Keep “项目管理自由”。

通过飞书项目看板,Keep 项目负责人直观查看项目进度,在各节点和工作项状态间移动和调整任务量,横向拖拽就可以变更项目状态,轻松对齐项目进展。一个团队 50 个项目,大概 15 分钟左右就能过完。

同时,团队负责人可以在“甘特图”查看全流程中各角色的排期和任务完成情况,未估分节点一目了然,在甘特图上拖拽进度条,即可快捷更改排期,效率相比之前使用 Excel 可以提升 50% 以上

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驭繁就简,可能你就差一个飞书项目!现在从 App 开发迭代到用户反馈管理,从测试到运维,飞书项目帮助 Keep 沉淀规范化业务流程,提高产研团队的生产效率。

由此我们可以看到,通过飞书项目,大大避免传统“沟通靠吼”、“Excel 小作坊”模式,将项目每个环节沉淀为标准的节点流,并直观呈现在工具里,通过不同级别的流程串联起来,轻轻松松管理大规模项目。

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告别研发管理混乱,一切尽在掌握中

由于缺乏有效的管理工具,一些技术管理者无法对每个项目进度做到心中有数,这将容易造成技术负债堆积,无法了解每个人的工作效能,甚至某个项目出现 Delay 风险可能也无法及时察觉。

通常技术管理者采用日报、周报、早会、周会等形式来收集每项工作的进展。但是这有一个弊端:一旦项目变多或者角色变得复杂时,就很难捋清项目流程进度,更不要说及时发现风险预警。相信每位管理者都想看到高效、透明、信息一致的团队管理。

消费电子的安克创新也不例外。安克创新成立于 2011 年,拥有智能配件和智能硬件的设计、研发和销售等业务,是国内营收规模最大的跨地域消费电子品牌企业之一。

原来,安克创新的IT部门通过周会/周报的形式获取重要项目进展,或者在表格中手动查询项目进度,统计工作繁重,跟踪反馈也不够理想。

现在,安克创新200多个项目的日常运营全部跑在飞书项目上,CIO每周跟进60个重点项目的进展。在安克内部,这被称为“CIO Portal”,一个管理驾驶舱。

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当所有项目集中一处,每个项目的风险高低便一目了然。碰到高风险项目,也不会有“漏网之鱼”了。安克的IT团队负责人直言:“Review完所有(工作内容)后,才发现之前有一半的工作没有听过。

不仅管理更加透明化,安克的管理者自己都感受到:“周报的质量比以前提升了10 倍”。因为有了自动生成的度量看板,团队负责人可以直观看到需求的管理情况。

飞书项目通过原生集成的度量功能提供丰富、灵活的图表,赋能项目对各项重要指标进行实时度量。例如,在重点关注需求中,各个阶段的需求分布如何,优先级较高需求占比多少,累计投入了多少人天,不同阶段的 Bug 数量……这些数据都是随着项目的推进,实时变化,准确呈现。

基于数据,管理者可以判断研发效能是否处于健康状态,让接下来的决策都“有数可依”。

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在这里大伙可能疑惑,安克创新的行业和场景与传统的产研不同,飞书项目居然还能“无缝连接”?

飞书项目管理专家祁梦月表示,互联网 在和各行各业合作的过程中,由于各行业的背景不一样,思路也不一样,难免会碰到一些问题。飞书项目的思路很清晰——“解决问题”,不是将互联网的理念直接套用于其他行业,而是想实实在在地解决客户企业的实际问题。

“在共创的过程中,飞书项目不是使用一个标准的“锤子”直接“钉”住就行,而是深入了解客户的“钉子”(应用场景)、具体问题是什么,这个工具能不能解决客户的问题?”祁梦月说道。

听完这话,我想这可能是飞书项目上线半年时间就能深受 200 不同行业的客户信任的秘诀吧,从解决字节实际问题出发,和客户共创过程中深入了解他们应用场景,并根据不同行业不同场景不断细致打磨,从而适应不同行业的落地应用。

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拯救低效沟通,沉浸式开发不是梦

作为一线研发人员的你,有没有这样的经历:产品经理为了抢资源在需求优先级上标记“P0”,遇到的线上 Bug 也是重要且紧急,于是每天被产品经理、测试人员在线催:

“这个需求很重要,今天能做完吗?”

“用户出现XXBug 了,赶紧解决吧……”

最后你只能在夜深人静时翻开今天成的 TODO list,开始加班加点赶进度。

这种产品与研发“相爱相杀”的场景,在很多公司屡见不鲜。墨墨背单词的产研团队也曾遇到过。作为一个服务2300万用户高效背单词的App,墨墨每天都会接收到大量的反馈和需求。

墨墨的产品经理徐王子浩分享,过往在聊天工具上催需求,催得自己快没朋友。“(研发)工作被打断,感觉被质问,团队陷入了精神内耗。”

现在,使用飞书项目后,大家会把站会上聊的需求,直接添加子任务,同时指定排期,保证任务不丢失。而这些需求和任务,研发人员可以直接在个人工作台查看,哪些待办、哪些正在参与、哪些在关注…….一张个人工作视图,把自己的研发节奏理得明明白白。

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等研发开发完需求后,无需额外花时间填写系统或者手动点节点,飞书项目会自动流转通过节点。以前是被“夺命连环催”,现在终于可以 “沉浸式开发”了。

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不得不说,飞书项目太懂我们了!

正是使用飞书项目后,墨墨产研团队各成员拥有不被打扰的工作时间,每个人更加专注于手头更高价值的工作,而不是疲于在琐事之间奔波。

当然,项目开发过程中难免有催进展的时候,据徐王子浩介绍,可以在飞书项目点击“催一催”按钮,系统会给相关研发同学发消息提醒,避免人工@对方,做到及时、高效、客观。

墨墨产研团队认为人的价值在于“创造”,所有机械重复没有创造力的工作,都不应该花费团队成员宝贵的时间去做。如今,他们将管理也交给了飞书项目来完成,功能上线从 2 个月缩短到了 2 周。“工作三年,飞书项目治好了我的精神内耗”。徐王子浩说道。

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结语

回顾工具的发展,一直在助力人们从繁琐重复性的工作中解放出来。如最初福特汽车公司发明了汽车制造的生产流水线,引领了新一代管理概念的改革。随着数字化的发展, 自动化流程不断替代我们重复性工作,让人们更加专注于创造性事务。例如从鼠标点击的菜单编辑栏指令,到Ctrl C、Ctrl V命令,再到近几年火热的 RPA 技术,逐步为提高人们工作效率而服务。

飞书项目也一样,通过创新性流程设计,可降低对人的依赖,减少人为重复性的沟通协同。并化零为整,一个平台将产研团队使用到的复杂流程、管理理念、协同沟通、团队文化、习惯操作等融汇贯通,打磨成简洁易用、灵活敏捷的流程,还集成我们常用的开发工具,充分提升效能,让我们每个人都有可能成为“职场爽文主角”。

更多详情,可直达飞书项目官网查看:https://project.feishu.cn/

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