文：易斌 | Easy Selling 销售赋能中心 院长
上一篇文章【很多人问我，销售团队会议究竟能干啥】，我从不同维度阐述了团队会议的五大功效，分别是“收心、共识、激励、解难、赋能”。今天，我们继续谈“开会”，聚焦谈谈哪些行动策略可以让团队会议更加高效高能？我们可以分别从会前、会中、会后三个阶段进行阐述。
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凡事预则立不预则废，会前的“计划性”最为重要。
首先，会议数量不在多，而在于有规划、有节奏。
开会确实能解决很多的问题，但也是一件很高成本的管理活动。纵观团队中的各种大小会议，无外乎可分为两种：一种是过程导向会议，一种是任务导向会议。
过程导向会议的典型特征是定期举行、例行性召开、以信息分享为主，如部门内部的晨会夕会、周会月会、和下属的一对一绩效辅导面谈会议、定期的工作总结与计划会议等等。
这种会议要有节奏的举行，不能心气来潮时就开，心情低落时就不开。管理者可以借助此类过程导向会议，把团队的管理思想与行动方向进行贯彻与共识。
而任务导向会议的典型特征是不定期举行，是基于突发的问题来寻求解决方案的会议。一般来说，过程导向会议可以解决团队中80%的问题，剩下20%的问题就要靠任务导向会议来解决。
其次，会议前的准备要充分，忌“临阵磨枪”。
“头脑风暴”是我们在会议中常见的一种团队共创环节。但如果与会者对于会议议题没有提前思考和准备，而是头脑一片空白地参与到会议讨论中，最终的输出成果质量也就无从保证。
尤其是作为会议核心的团队管理者，更是应该在会议前就对会议议题要有研究、有主张、有方案、才能在会议中充分“驾驭”与会成员的不同观点，最终导向高质量的共识成果。
比如说，要举行一个销售漏斗分析会议，管理者就要事先获取团队的销售绩效数据，对于做得好的以及不足的地方进行重点标注，提前准备好对团队的期望与要求，然后再胸有成竹地参与到会议中。
好的会前准备还包括有清晰的会议议程、明确的会议议题、对参会人员的会前“作业”布置、做好会议组织者的角色分工等等。
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接下来，对“会议中”的管理也极为关键。要把一次团队会议的组织当成一次项目管理，让各个环节目标导向，有序推进。
会议开始时的“仪式感”一定要有，而且不可或缺。
什么是“仪式感”？就是让人觉得这是一个不寻常的时刻，让人不由自主地被吸引到，愿意主动参与，而且印象深刻。试想一下，大家稀稀拉拉地走进会议室，头脑里还是充斥着会议室外面的各种事务纷扰。要想让大家快速进入到参会状态，有仪式感的开场环节就能起到这样的“频道转换”作用。
比如说，大家全体起立，诵读一段企业文化与价值观文案；又比如说，大家一起做一段简单的健身操或小游戏；再或者，主持人对上台发言者的一段用心良苦且幽默风趣的“出场引荐”，都会让与会人员“提神醒脑”，继而能身心合一地投入会议之中。磨刀不误砍柴工，好的“仪式感”开场，就是好的参会状态的充分保障。
会议中，“谁来唱主角”也是个很有学问的安排。
我见过不少的“勤奋型”管理者，会议从头到尾，基本都是他一个人的“秀场”与“一言堂”。这样的会议，虽不会有纰漏，但也不会有“共识”。
但也有一些“懒政”的管理者，在会议上把更多的表现机会给到下属，鼓励下属代替管理者进行数据和政策解读，鼓励下属多站在管理者的角度思考和分析问题。然后管理者在聆听到更多不同视角的声音后，才会说出自己的观点，做出最终的决定。这样的会议，虽场面上有些“放任”，但却能收放自如，集思广益。
我们常说：强将手下无弱兵。现在看来也不尽然。主管如果表现太强了，事事都要撸起袖子亲自上阵，底下的人也就没有了表现的机会。而反倒是那些愿意给机会让下属唱主角的管理者，才能真正培养出一支既有自信心又有战斗力的好团队；
除了以上两点，会议中的“做笔记”应该成为一种“标配”。
现在的多数人，讲得多，记得少，有行动的更是寥寥可数。尤其是在会议上，大家你一言我一语，说过了，但如果没有记下来，没过多久就会忘记的一干二净。下次再开会，讲过的话再讲一遍，表过的态再表一遍，如此反复，会议也就变得低效和无趣了。
“好记性不如烂笔头”，我们特别强调，会议中一定要设一名“会议记录员”，不是要去记那些大家发言的“流水账”，而是实时地记录住会议中形成的重要共识与做出承诺的行动计划。会议的有效性恰恰也在于会议中输出了多少后续可以跟进与检查的“行动计划共识”。
作为会议的主持人，此时需要做到的就是控制住会议的节奏，但凡有需要被记录的“共识”出现，就要及时地当众重复这个“共识”，并提醒会议记录员进行实时记录。
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最后，我们来关注“会议后”的执行策略。有头有尾，才是完美。首尾相接，方为闭环。
会议后最紧要的事情就是输出“会议纪要”。
注意，是“会议纪要”而不是“会议记录”。会议纪要不在乎行文长短，而在于简明扼要，富有真知灼见。“会议记录员”应该负责尽快地整理好会议纪要，发送给与会的所有人员，并抄送给相关的上级领导。管理者也应及时查阅会议纪要，确保其内容的真实性、准确性和全面性。
另外，会议后的Follow Up也极为关键。
我们常说，没有后续跟进的行动计划都是“耍流氓”。根据会议纪要中列明的各项行动计划与相关责任人，大家分头付诸行动，以目标为导向，并做好过程中的检查与纠正。下一次会议，应该设立对上期会议中行动计划执行结果的检视环节。只有这样，才能真正做到言行一致，有担当，有进步。
— 结语 —
不懂开会，就不是好的管理者。管理者无法避免开会，但是可以让开会变得更加有成效。以上的行动策略，不仅适用于销售团队，也适用于所有的职能型组织。
2022年，让我们在高效会议中大踏步前进吧！
关于作者：易斌，Easy Selling 销售赋能中心 院长，国际销售绩效改进研究院（中国）合伙人，为众多世界五百强及中国标杆企业提供销售业绩改进咨询服务。
关于我们：Easy Selling 销售赋能中心于2014年在广州成立，专注于为中国企业提供销售人才培养以及销售业绩改进的培训和咨询服务，也是国际销售绩效改进有限公司（研究院）中国区的战略合作伙伴。
Easy Selling 专业服务范围包括：销售业绩改进咨询服务、销售人才培养与赋能服务（公开课＋内训＋在线学习）、B2B销售职业技能认证服务、销售人才招聘与测评系统服务、CRM客户关系管理系统服务等，帮助企业构筑既符合自身发展实际，又具全球视野的科学销售管理与运营体系。
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