公司在制定与员工切身利益相关的制度时，需要经民主程序通过后才能适用于员工。也只有经过民主决议通过的制度才能合法化，才能在企业和员工产生劳动纠纷时对企业起到有益的作用。那么公司如何进行制度民主化流程才算是合法的呢？下面我给大家细细讲一下。
第一步：制度下发征询意见。公司要将制定好的制度通过企业邮箱或者其他有效的途径下发，征询大家对于制度有何意见和建议。在这里简单说一下，如果大企业有员工代表大会，那么就发送给员工代表大会的成员，如果小企业没有员工代表大会那就直接发送给全体员工的每一个人就可以了。
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第二步：民主化决议会议准备工作。制度意见征询大概需要1-2周的时间，在这个过程中我们可以准备民主化决议会议所需要的材料，比如说会议主持稿、会议签到表、培训签到表、投票箱、表决票等等。
第三步：开展民主化决议会议。整个会议的内容可以分为四步，1）会议人员投票，到会人员必须达到全体员工人数的2/3以上；2）唱票和监票，这里需要提前通知三个人员，分别是唱票人、监票人、计票人；3）宣布结果，4）对制度的内容进行培训，并让所有参会人员在制度培训签到表上签上名字。
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第四步：编写会议纪要。民主化决议会议结束之后，负责制度民主化程序的部门要编写会议纪要，会议纪要的内容主要有，会议名称、时间、地点、参会人、会议主要内容等。而且还是要将会议纪要的内容通过邮件下发给全体员工。
第五步：制度公示。要将最终的制度打印出来分别由撰稿人和公司总经理签上字，然后在公示表上盖上公司的公章，和打印签字的制度一起在在公司的公示栏里公示。没有经过公示的制度是没有法律效力的，所以在这里要提醒各位HR的小伙伴，这一步是非常关键的一步。一般制度的公示期为七天，而且我们最好使用水印相机拍下制度公示的照片留档，以备后续使用。水印相机公示照片要注意一下，主要是要显示日期和地点。
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第六步：制度下发。制度公示完成之后，我们可以通过邮件告知全体员工，这一项制度已经通过了合法合规的民主化决议程序，现在下发生效，以后工作过程中就可以按照制度执行了。
综上来看，小小的制度下发其实是一件非常复杂且需要标准流程的事情。作为HR我们要时刻在制度下发方面保持警惕，还是那句话，一定要做到合理合规，而且最好在每一步都保留好现场的照片。这里有个小技巧告诉大家，就是每一项制度的民主化过程我们都可以在电脑里面见一个文件夹，主要是将民主化的一些邮件、照片、签字保存起来。那么以后万一和员工之间发生一些劳动纠纷，那么这些将是公司执行制度最有利的证据。
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