管理制度及规范
第303篇
采购流程的实例说明
一、请购
一般物料均由使用单位开出请购单，但是属于存量管制的物料则由仓储单位请购；物料管理电脑化时，则依据物料需求计划及存量管制水准，直接由电脑列印请购单，但须经物料管制单位签核。此外，工厂进行扩建计划时，所有请购单由扩建专案小组开发；制式用品则由管理部门统筹各单位需求集中请购。开发请购单时，工程案须附施工说明书，包括工程规范及材料明细表、图样等。大宗物料按须附分期使用数量表。
为配合电脑化作业及验收、付款的便捷，以一张请购单填写一项物料为原则。料号、规格、需要日期、用途等栏位，必须写清楚。内、外购应有足够的购运时间。所有请购单必须依照核签流程，按照请购的内容或金额大小，送不同阶层主管审批。由工厂开发的请购单必须先经过仓储科登记编号，以便将来查询。另外，物料科应审查请购单是否依据程序申请及逐栏填写资料。
二、采购
采购单位查核请购单是否依据程序经由主管核准，若无问题，经分类登记后，分发采购人员办理。请购单在办理之前，可先经电脑中心查询是否为预算内或资本支出的项目。若非预算内的采购案，则必须退回采购单位申请追加预算；若为资本支出采购案，尚须先送到企划单位追踪，以及送财务部门核准拨用预算。此外，电脑中心尚可提供历史资料，协助采购人员择定交易对象。
三、询价、招标
采购人员应就物料的名称、规格、数量、交货日期等，通知有关厂商报价，若物料规格比较复杂时，尚须检附规格说明书、图纸及样品等。至于询价的方式，可以通过电话、传真、信函等操作。凡大宗物料采购及本地制造工程的发包，依照实际上的需要可以公开招标方式办理。
四、报价、投标
应视实际情况，分别规定报价截止日期，通知厂商按时报价；同时要求供应商报价的有效期限不可以太短。厂商报价方式也可以分为口头、书面两种方式。投标厂应将标书密封，于规定的时间内送交经办人员。
五、审查
报价厂商的资格是否符合规定是首先必须予以审查的。若企业已建立合格厂商名录，则此种审查工作非常简单。但是如果有时因采购工作的特殊要求，必须另加一些条件，否则就得重新审查。报价的审查，在实质上就是分析报价内容是否符合请购需求，并比较各报价厂商之间的优点和缺点，作为订购时的参考。有时由于报价内容比较复杂，采购人员难以分辨，或外购机件及工程发包等，为避免错误而发生严重损失，应将报价单送请申请单位予以确认。
六、开标
金额比较大的采购案以及以招标方式办理的采购案，通常会将报价单或投标单以密封的方式送交稽核室，到报价或招标截止日期会同采购部门拆封或公开招标。
七、采购方式
（1）议价
议价是指参照事先拟订的底价或预算，并以各应邀报价厂商的竞争情形，议定合理的订购价格。
（2）比价
按应邀厂商的报价加以比较，然后择定最低者予以订购。
（3）决标
开标后，以不超过底价的最低标为目地标，如果标价超过底价应选择最低标的厂商另行议价或重新招标。
八、核定
如果议价、比价及决标结果的金额不超过授权金额，由采购经理核准即可；金额超过此限时，由采购经理审查后，送请总经理核定。
九、订购
议价、比价及决标的结果经核定后，由采购部门正式向厂商订购，给予订购单。若金额比较大，交货期比较长，而且确实有实际需要的，应由采购部门与供应商签订订货合约或制造工程合约。
通常在选择供应商及决定价格之后，为了保障交易双方的权益，究竟采用买方的订购单还是用卖方的销售合约，主要取决于下列因素：
——买卖双方折中的结果，谁在谈判中占优势就应用谁的文件。
——交易物品的特性，例如卖方的专利品应以采用卖方的销售合约为宜。但是金额很小的交易，买方的订购单也可以接受。
——交易的复杂程度愈高，则买方的简便的订购单便无法包括各种交涉的要件。
合约应该经过双方签字及盖章，正本各执一份，副本可分送使用单位、财务单位、验收单位等存查。国外承售厂商接获订购单之后，应立即制发正式的报价单，供订购厂商向授权签证银行申请进口许可证。
十、交货
大宗物料应由承售厂商自行运送到厂，小批量的采购则可送交仓库而后再转运到厂。订购后的稽催工作不可忽视，借以确保卖方能如期交货；尤其是针对交货期比较长，金额比较高的采购事务，必须时常查询进货情况，甚至需要派人前往考察。有时不惜以取消订单的方式向供应商施加压力，使其按时或提早交货。
十一、验收
一般物料由物料科负责验收，包括品质与数量。特殊机具及零件，则由使用单位、品管单位负责品质验收，物料科仅负责点收数量。品质如有不符，应立刻给予退回。
十二、付款与结案
签立合约的采购，由采购部门依据合约规定，连同验收单与发票，开出支票向财务单位申请付款。其他均按月将物料科送来的验收单汇集，按厂商分别开出的汇票付款，以便结案。
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