如何利用工程档案管理系统提高工作效率?这篇文章告诉你该怎么做

建筑工程企业具有工程量大、材料品种繁多、项目工期长、生产的流动性高等特点,还经常伴有露天和高空作业等特殊情况,受自然气候影响大,采取技术措施多,安全生产要求高等。

建筑工程行业包含房建工程、市政工程、地基工程、水利工程、园林工程、环保工程、电力工程、道路工程等细分行业。

如何利用工程档案管理系统提高工作效率?这篇文章告诉你该怎么做

行业痛点

1、成本高居不下:工程项目周期长、过程中各项成本投入复杂,需要从事前、事中、事后多个环节进行管理控制;

2、工程质量难把控:工地分散、现场情况复杂、企业通过定期不定期的巡检,仍然难以完全避免瞒报、漏报、补报的现象,经常致使工期和工程质量无法保障;

3、财务管理难度大:企业多个项目并行,从预算到结算的财务数据难以及时分析统计;

4、项目沟通成本高:项目周期长、资料多,线下审批与大量的信息核查不清,经常致使很多业务协同浮于表面,无法形成高效协同;

5、公司老板最辛苦:高层抓项目、搞协调、把关财务,诸多琐事都离不开老板决策,老板本已超负荷的工作量也随着公司规模的增加而逐步加重。

工程档案为什么这么重要?

一方面,工程档案是项目竣工验收的必备依据。如果工程档案资料在建设过程中发生了遗失、损毁等情况,将会导致工程验收不能顺利进行。

另一方面,工程档案是已完工项目进行维护、维修、改造的重要依据,如果没有妥善管理,工程后续工作将难以推进。

从长远来说,工程档案还是工程质量的重要凭证,是储备工程技术、工程经验的重要载体,具有重复利用、提供借鉴以及促进创新的重要价值。

工程档案管理的难点在哪?

1、管理难度大、检查强度大:为了保障工程的正常进行,工程档案资料必须确保真实、准确、完整,与工程实际相符合。

此外,工程资料的归档、立卷等步骤需按照严格而细致的要求来执行,这些在《建设工程文件归档整理规范》都有相关规定。

2、时间周期长、工作量大:无论是新建、改建、扩建等建筑工程,工程档案管理需覆盖工程项目前期、工程建设期和竣工验收期等阶段,时间可能长达数年,工作量大,耗费人力大。

3、标准化难度高:工程项目中包括有建设、勘察、设计、施工、监理等单位的参与,涉及组织及环节多,管控难度高。

综上所述,企业在工程档案管理的推进过程中,往往面临着诸多挑战。采用会博通工程档案管理系统,即可针对工程档案管理工作中遇到的难点,作出以下部署:

1、统一平台管理,工程档案系统全把控

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会博通为其构建了一个一站式工程档案管理平台。企业通过一个平台,即可完成各类工程档案从起草、录入、归档到再利用的全生命周期管理,并能对实体与电子档案实施同步管理。

应用会博通后,无论是工程实施过程中的过程文件,还是项目结束后的成果文件,都能集中统一实现规范化归档。

保障了归档及时性的同时,中船北部湾也能通过档案到位情况,实时对工程项目进度进行监控,推动了工程管理效率的提高。

2、有序化分类,满足规范化管理需求

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通过会博通自定义分类及属性的功能,按不同工程项目对档案进行了分类,并根据管理需求在对应分类下进行档案立卷,规范收录从工程项目从招投标阶段、立项阶段、建设阶段到竣工验收阶段的各类报告、设计图、合同、审批等材料。

属性明确,分类清晰,员工可快速查找到所需档案,后续的统计、分析也有了支撑。

3、依权限利用,兼顾安全与高效

在项目工程的推进过程中,员工常常需要进行档案的查询、借用等。这时候,通过会博通受权限管控的搜索、借还功能,即可在保障安全性的前提上,实现档案的高效协作与利用。

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检索功能:应用搜索平台,员工可随时随地在PC或移动端上,通过组合关键字、组合搜索条件或者是二次搜索等方式,快速、精准找到所需档案。搜索结果将会依权限展示,仅拥有对应权限的用户才能查看。

借还功能:员工通过借阅流程,即可申请以线上、线下或线上线下结合的方式借用档案。借还过程通过流程化处理,申请人、借阅用途、归还日期都会一一自动登记,便于追溯。

此外,管理人员可通过统计功能,直观查阅工程档案的利用情况,助力档案管控更到位。

在新的发展趋势下,建筑工程企业的档案工作者需要不断创新改进档案管理模式,对档案管理进行科学的、系统的规划,不断提升档案管理水平。

另一方面,建筑工程企业的档案管理人员要不断提高专业素养,采取积极有效的保护措施和开发方案,推进建筑工程档案科学化信息化管理,以更好地记录城市发展、服务城市建设。

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