布朗和克拉克进一步指出，资料中的重要主题是通过在资料中反复出现而浮现出来的。但他们也指出，有时情况并非如此。一个主题“可能在某些资料集中占很大比重,却在另一些资料集中几乎或完全不存在，又或者在资料集中占相对较小的比重。项目资金管理情况分析因此要想确定一个主题，研究者自己的判断至关重要”(2006: 82 )。
路易丝正在研究一家全科医生诊所的病人对就诊时间长短的感受。她通过对病人进行调查和访谈的方式收集了资料。她通读了调查中一个开放式问题的回答。问题是:项目资金的管理和使用情况,写下一个句子来解释你对于医生给你看病时长的感受。路易丝还仔细阅读了所有访谈的回答。通过回答一系列开放式的问题，参与者可以谈论他们的经历，比如“请告诉我，当你离开医生的诊室时，你对分配给你的就诊时间有什么感觉?”路易丝注意到，不少参与者使用了“匆忙”“赶着结束”“感觉医生急着给下一个病人看病”之类的表达来说明自己的感受。由于大多数病人都提到了这一点，她把这一点作为一个重要的主题记录下来。还有两位病人提到，在就诊结束时，医生站起身来将他们送出门，他们对此的感觉是医生急着把他们赶出诊室。尽管这样的反馈只有两例，路易丝仍旧认为这是一个重要的主题，因为医生以这种方式结束诊治的情况很有可能不仅仅发生在这两位参与者身上。
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