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1．安排贵宾室才体面

工作一年多之后，领导第一次让我独立筹办一个会议，会议开始前，领导问我，我，都安排好了吧？都没问题了吧？我自信心爆棚，拍着胸脯保证，一切就绪，您放心吧。

会议开始的时间快到了，有几个客人已经提前来到会议室门口，我满脸笑容地迎上去，想把客人往会议室引导。这时领导却高声对我说：把客人带到贵宾室先休息一下！我顿时傻掉，贵宾室根本就没有准备！

于是我火急火燎地去找服务员把贵宾室的门打开并沏上茶水，仔细琢磨，心里愈发忐忑不安：自己太自信，考虑得还是不够周全，要真是按照以前的计划，不设贵宾室，直接把客人引到空无一人的会议室坐下可不就尴尬了！

在会议服务时，我们大多把注意力放在会场这一“主战场”上，对贵宾室则往往不太花心思。其实，在召开较高级别的会议时，贵宾室作用很大，一般应当在会场旁边安排贵宾室，并安排专门的服务员，备鲜花、茶水等，供来宾和我方领导在会议前后进行短暂休息和交流。贵宾室一般用于三种场景，我刚才提到的事例就是第一种：

会议双方或多方抵达会场的时间不同，主会场还比较空旷时。这时不宜直接把宾客安排到会场，你想想，孤零零的一个人或者几个人坐在偌大的会场，是不是只能左顾右盼、看看手机之类，十分孤独寂寞冷，不如把客人引到贵宾室，奉上一杯热茶，陪客人坐会儿，介绍下本单位的情况或者活动信息，显得更加尊重和妥帖。

第二种情况就是举办大型活动，参加人数众多，正式开始时间还没到，主会场就已经人声鼎沸，闹闹哄哄，这时如果让嘉宾提前进入会场，一方面不利于嘉宾休息交流；另一方面也有可能造成会场骚动，先把嘉宾带到贵宾室休息，会议开始前再请嘉宾到主会场入座就更合适。

第三种场景则是会议活动正式开始前，我方领导小范围会见与会嘉宾，以示重视，尽地主之谊。这时双方应该有一个安静私密的会谈环境，说点悄悄话，主会场显然不是个好地方，贵宾室就又有了用武之地。

2．不要在现场当甩手掌柜

现在会议服务专业化程度越来越高，分工越来越细。中大型会议一般都有数量不少的专业服务人员，比如音响设备有专业的音响师调试维护，引导入位有专门的礼仪人员，端茶倒水有专门的服务员。

有了这些专业人员襄助，办公室工作人员在会议现场似乎就只用做些统筹和管理的工作，吆喝吆喝就行，大部分时间都无所事事了，反正音响有人调，嘉宾有人领，茶水有人倒。

我在这里要奉劝各位同人一句，甩手掌柜千万当不得。

管理好现场服务人员，督促他们做好相关工作固然重要，摆正位置、俯下身子，在会场时把自己放在普通服务人员的位置上，亲手去做、亲自去试也很重要。

过去有一句流传甚广的俚语，叫“领导没来我先来，看看谁坐主席台；领导没讲我先讲，拍拍话筒响不响”，虽然有戏谑的意味，但也不无道理。

刚参加工作不久，领导让我安排一场电视电话会议。这不是什么难事，我在电话里对服务人员的有关工作进行简单安排后即赶赴会场。会议进行得十分顺利，现场大屏幕同步播放的上级领导讲话图像非常清晰，效果十分理想。一切似乎都在按着自己预先设想的流程有条不紊地进行。

但让我万万没想到的是，会议结束后领导没有像往常一样直接离开，而是让参会代表留下来，临时开了一个讨论会。此时大屏幕上正在播放着其他会场的散会离场画面，一位领导吩咐我赶紧关掉电视画面，我先是愣了一下，突然意识到自己竟然不会操作，赶快跑到设备室请工作人员过来帮忙。

请来工作人员关掉设备来去虽不到两分钟，却也让台上的领导们“熬”过了一段尴尬的等待时间。这就是关键时刻因对技术人员过度依赖而使自己工作陷入被动。

会场有音响调试人员，你也别站着，去拍拍话筒，试试音量，确保不出纰漏；

门口有迎宾员，你也别坐着，笑脸迎上去，打个招呼问声好，毕竟迎宾员肯定叫不出嘉宾的名字；

场子里有服务员倒水，你也注意盯着看着，看看有没有嘉宾水没及时加，有没有嘉宾不喝茶只喝水，给服务员打个招呼，让他们过来照看。

有事没事在会场各处转转，看看坐签顺序对不对，看看桌上摆的材料全不全，看看各个小组的工作人员有没有到位，总之，别闲着，甩手掌柜在会场上当不得。

3．考虑好出入和停车问题

现在开会不同往时，“一双草鞋一把伞”赶来开会的人已经不多了，一般都会开车赴会，有时甚至一个单位就开来好几辆车。尤其是大会，会场一下子涌进来好几百辆车也不稀奇，这样的会不提前研究准备停车问题那肯定是一场灾难。

开大会前，就要提前估算会场可能要应对的机动车流量，如果会场完全不具备停车条件，那就提前通知到参会单位，会场无法停车，请他们乘坐公共交通工具；

如果会场停不下，但不远的地方有空地，那就把空地划为停车区域，安排好停车场和会场之间的摆渡车；

如果会场场子大，停车条件不错，那就请保卫部门安排人手，规划好车位，确保停车秩序。

至于如何管理好出入会场的车辆，一般有三种方式：

一是提前请各单位报车号，这种方式适用于小型的会议，最好不超过10辆车，否则保卫部门辨识起来就有困难。

二是请参会单位自己打印车证摆放在车窗前，比如8月22日开会就打印“8.22”，或者开什么会就打印会议名称，这种方式比较省事，只要在会议通知里说明即可，适用于参会车辆多，停车场也够用的情形。

三是随着会议通知寄发停车证，这种会议一般规格高，很正式，车证也是专门设计过，一方面有一定的宣传意义、纪念价值；另一方面也方便把参会人员的车辆分类，比如“一类车证、二类车证、普通车证”对应不同的停车区域等，方便管理。

4．不错的会议背景板，你值得拥有

虽然现在有规定，讲究节俭办会，不提倡开会时搞得花团锦簇、红旗招展、锣鼓喧天的，但大型活动的会议难免会遇上需要竖背景板的情况。当然，大多数时候背景板的设计是交给设计公司的，用不着你去描描画画。

但是，首先，背景板设计什么思路什么内容还得咱们办公室人给公司提要求；其次，你要是不具备基本的背景板审美素质，肯定要被人家忽悠，最后假如活动现场效果惨不忍睹，板子还是要打在你身上。

背景板起到的作用是突出活动的主题，展现活动的主要内容和精神，一块好的背景板能够带给观众强烈的视觉冲击，让人们对本次活动留下强烈而且深刻的印象，从而主动地提高单位形象，展现单位的实力与品牌。

活动档次与背景板复杂程度成反比

在关注了几十个大大小小会议活动的背景板设计之后，我悟出了背景板设计的基本原则，那就是，越是高端大气上档次的活动会议，背景板就越是简洁；越是土豪且土气的活动，背景板就越是花哨。在现场，我们把注意力都放在了领导身上，但事后一看照片才惊呼，怎么这么丑，像是刚去城乡接合部参加完一场展销会回来。

好的背景板各有各的妙处，但有一条是共同的，元素越少越好，装饰越少越好，留白越多越好。千万别觉得背景板设计的太简单呀，刻意加些什么书法字、祥云底纹、阴影等繁复的效果。你心里要有数，实际喷绘效果跟电脑上看的可能会有严重偏差，假如元素太多，现场强光一打就会显得整个画面非常脏，乱糟糟的一片。

还有不少人会选择个性化字体，让观者分辨半天也不认识，这也是犯忌讳的。会议主题是否突出与字体变化关系不是很大，关键是设计师要进行合理布局，常规的楷体、雅黑、宋体照样能达到惊艳的效果。

视觉盲区一定要注意留白

一般来说，会议中背景板的高度通常大约是2米到5米，宽度则视场地情况和上台的人数而定。背景板的尺寸大小没有什么诀窍只能凭经验，大了显得傻，小了又不大气。办公室同志要科学设计背景板的尺寸，根据尺寸考虑怎样设计整个版式，需要统筹考虑的因素其实很多，比如主席台是否坐人？演讲嘉宾的位置在哪儿？等等。务必要根据实际情况设计，保证主席台或演讲者背后出现会议Logo和主题标识，因为主席台或演讲者背后才是曝光率最高的点。对于这种拍摄高发区，要着重凸显主题和Logo，并处理好彼此间的主次关系和比例大小，以不使人感到突兀为原则。

另外，背景板前一般都要为活动预留站位、演讲台、主席台、沙发等的位置，那么意味着从地面往上约80厘米是属于“无效面积”。中国成年男性的平均身高为169.7厘米，所以这个区域会因为嘉宾遮挡而形成“视觉盲区”，应该把主题、Logo、时间、地点等核心元素尽量往上移，盲区部分的留白可用相对抽象或写意的元素作为底纹来装饰。

背景板的颜色自然首选单位标准色，一般来说，没有特别要求的情况下红色和蓝色永远百看不厌。红色透着中国传统和喜庆氛围，蓝色嘛，看看两会和国务院的新闻发布会就知道了。

因为红色代表着吉祥、喜气、热烈、奔放、激情、斗志。蓝色则表现出一种美丽、文静、理智、安详与洁净。忌混混沌沌的土黄色画面，中国传统的红绿色系搭配，花哨和眼花缭乱的背景色选取只会与会议现场格格不入。如果想追求更高的格调，可以尝试白色和黑色。

身体要紧，背景板安置好之后千万要记得散味

有一次单位临时接到上级领导视察的任务，活动开始前的头一天晚上我才带领一班人马匆匆忙忙搭建好背景板。晚上我的领导到现场踩点，查看会场布置情况，一进会场就皱起了眉头，连声说味道太大没法进。

我们仔细闻了闻，确实太刺鼻，整个会场弥漫着一种化学涂料的气味，几分钟就熏得人头晕目眩，严重威胁到大家的身体健康。我们只好连夜调集几台鼓风机，整宿在会场鼓风通风，又放置了大量活性炭，喷洒了空气清新剂，好在第二天早上味道就不那么浓烈了。

气味难闻是背景板搭建中最容易引起与会者不快的问题，背景板喷绘用的墨水是由各种化学色料调配出来的，含有挥发性化学物质，有着强烈的气味。一般背景板面积又大，在封闭的空间里会造成室内空气严重污染。一些会议前期准备不足，在开始前两三个小时或者更短时间才把背景板悬挂上去，距离稍近就明显感觉有刺鼻气味。所以建议背景板还是早些搭建完成比较好，同时在会场用空调等设备通风换气。

如果时间实在来不及，或者对现场环境舒适度要求十分高，建议使用绿色环保无味喷绘，制作完成5分钟以内，一切化学药剂的味道很快挥发完毕，现场搭建时已没有任何气味的困扰，只是这种喷涂技术价格会比普通背景板要高。

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