工人日报-中工网记者 邹明强 通讯员 杨楚钰 钱四元
“线上开会，已是防疫期间研究工作的基本动作。以前开个电话电视会，麻烦不少，现在有了会议管理系统，一键操作、快捷简单。”江汉油田勘探开发研究院信息情报所的刘斌说。
为实现集中服务、提高使用效率与服务水平，江汉油田各级会议室资源实行统一管理，信息中心会同油田办公室、基地发展中心协力构建油田会议管理系统。今年1月份该系统上线后，实现了从会议室预约、会议通知、会议管理、会务服务到统计分析的全过程、闭环式管理。
通过该系统，江汉油田对会议室按地域进行划分，设置了多种选项，并对各会议室的使用情况进行可视化处理，预约者能够直观地看到各会议室的使用时段，根据需求自行申请并灵活处置开会时间。“一般情况下系统根据会议室的预约情况分配会议室，如果遇到预约冲突或其他特殊情况，区域管理员会进行调度”。
过去预约视频会议时，往往需要反复沟通，不仅效率不高，而且容易产生理解偏差。会议管理系统 “一旦线上订单生成，系统会自动发送短信给会务人员，告知会议需求，如是否需要桌签、多媒体服务，提供矿泉水还是茶水等，会务人员可根据要求提前做好服务保障工作，以免临时接到通知导致手忙脚乱。”在后台，区域管理员还可一键分析会议室使用时长、使用频率等，提高了电话电视会议室的使用效率。
据介绍，截至目前，油田各部门和单位已通过会议管理系统申请使用电话电视会议室1500多次，会议管理更加高效高质。
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