总羡慕别人效率高，这些法务利器用了吗？「亲测好用」

作者： 法务新哥

子曰：“工欲善其事，必先利其器”。法律人行走江湖，身上不带些“独门利器”，怎能做到游刃有余？由于经常在线上或线下与同仁或同事讨论工作、学习的工具，于是就想干脆自己好好整理一下使用心得，以便深入交流。

既然是介绍“利器”，诸如笔记本电脑、智能手机、office软件等耳熟能详的工具就不再赘述了。虽然这些工具在问世之初都是革命性的工具，极大提高了工作效率，但时至今日，大家已经熟悉得有如父老乡亲。

我将要分享的工具分成两类，即“软件”篇和“硬件”篇。

“软件篇”

职场人都深有感触，好的工具软件可以提高效率，减轻工作量，甚至能事半功倍。除了word、ppt、excel等一些大家熟得不能再熟的办公软件，还有哪些比较适合法律人用的软件呢？根据多年使用体验，向各位同仁推荐下列软件：

一

输入法

首推讯飞输入法。个人认为讯飞输入法在手机上的使用价值更高。其最大的亮点就是可以将语音转化为文字，而且识别准确率率很高，可以节约不少打字时间。现在的即时通讯工具都支持发送语音消息，但是我们识别文字的效率远远高于听语音。一段时长1分多钟的语音内容，换成文字的话，我们可能几秒钟就可以消化了。

使用讯飞输入法时，需要注意两个问题。一是语音输入时尽量用书面语，避免用口语化的词汇、语气词等。否则有时转化出的文字会闹笑话。二是要说普通话。虽然讯飞现在也支持粤语、四川话等方言版，但是识别准确率远不如普通话。我就曾经在四川话模式下分别试过重庆话、成都话，同样的内容，有时转化出的文字还是有差异。

不过我相信这两点对法律人来说都不是问题。法律人本来就是讲究“法言法语”的，应该都能避免“大白话”、“口水话”。普通话是国家法定语言，学法之人理应推广使用，而且我们法律人的普通话本来都不差。

二

文档对比软件

其实微软的word软件中也有这个功能，对比后以修订模式显示。但是有两款软件的功能更强大，更好用。Windows操作系统下的这种软件有UltraCompare，Mac系统下有Kaleidoscope。

法律人在日常工作中要处理大量的文档，尤其是在与对方当事人协商合同条款时，需要对比前后修订的差异。一般情况下，对方都会用修订模式显示，但有时就怕对方有意或无意的未使用修订模式，或者有部分修订用了修订模式，有部分修订又是清洁模式。这时要从头到尾对着看的话，怕是事倍功半了。

此外，与同一主体多次交易时，也可以用这种软件对比新签合同与先例合同的差异，极为便利。

这种软件是将两个文档左右并排展示，格式、文字的变化之处全部都用醒目的颜色，一目了然。如果需要立即对文档进行修改，可直接在软件中操作，还支持复制粘贴功能。

Kaleidoscope文档对比图示：

三

PDF文档编辑软件

除了word文档以外，想必大家接触最多的就是PDF文档了，尤其是扫描文档。pdf文档的阅读和编辑软件，Windows平台和Mac平台下的我都用过不少种，但是个人认为功能最强大最好用的还是非Adobe Acrobat Pro莫属。这个软件可以任意提取pdf文档中的某一部分页面，还可以按任意要求分割成若干个文档。它还有编辑功能，用户可以像使用word一样在扫描件上写文字、粘图片。

除此之外，我认为该软件最强大的功能就是OCR（文字识别）功能。无论pdf文件有多少页，它都可以一次性批处理识别整个扫描文档的文字。识别后，文档看似没什么变化，但是我们可以直接在文档中选择、复制文字。与其它PDF编辑软件相比，Adobe的文字识别准确率是最高的。

四

云笔记软件

笔记软件有很多种，比如微软的onenote，印象笔记等等。我最推崇Onenote和有道云笔记。本来Onenote挺不错的，起初我是主要用Onenote。它的层次感很强，让人有一种使用纸质笔记本的感觉。可惜就是同步速度太慢了，可能是因为服务器不在中国吧。后来就只有忍痛放弃了Onenote，转投有道云笔记。

有道云笔记的同步很快，除了可以网页登录外，在Mac、Windows、Android以及iOS各平台都有客户端。在微信中可以一键保存到有道云笔记，在电脑上的浏览器中也可以一键保存。此外，还可以通过发邮件的形式自动保存到有道云笔记。

用有道云笔记分享也很便捷，只需要转发一个链接给别人，就可以直接访问某个笔记中的全部内容。此外，有道云笔记还有多人协作功能，可以同时编辑同一个文档，极大地便利了工作交流和讨论。

由于有道云笔记通用于全平台，具有同步迅速，使用便捷等特点，它已经成为我在知识管理方面除硬盘之外最主要的工具。平时在网上看到值得收藏、深入学习的文章，我都分门别类保存在有道云笔记。平时需要管理的一些信息、个人资料什么的，也都放在有道云笔记，需要时可以用手机调取，非常方便。

（有道云笔记的界面）

平时想到什么问题、有什么灵感，都可以马上拿出手机写在云笔记中。在通勤、出差或等待过程中，可以随时拿出手机或笔记本写作，写的内容全部实时同步到服务器。切换场景后（比如回到办公室或家中），又可以在其它终端上继续完成。有道云笔记有助于我们最大化利用各种碎片时间。

五

云存储

说到云存储，大家第一时间肯定会想到百度网盘，或是天翼云盘等。这种网盘，好处就是免费的存储空间很大。但是最大的问题就是无法像本地文件夹那样使用。也就是说，云盘里保存的文件，只能在线浏览，不能在线编辑。如果要修改，必须先下载到本地硬盘，编辑好之后再上传。很明显，这种云盘不适合保存需要反复编辑的文档，更适合保存图片、视频或压缩包等资料。

而适合在线编辑、同步文档的云存储，就是像微软的Onedrive（前身是Skydrive）和苹果的iCloud之类的云存储服务了。这种云存储，会在用户的本地终端生成文件夹，像是给本地硬盘扩展了空间一样。只要连着网，就可以实时同步。即使用户换一个终端登录，同步后的文件都是完全一样的。而且云存储不会像硬盘、U盘那样出故障丢失数据。就算电脑丢了，也不会丢失文件。

当年在“转投”Mac阵营之前，我喜欢用Onedrive（彼时还叫“Skydrive”）在台式机和笔记本电脑之间同步文档。凡是需要频繁切换终端读取、编辑的文档，我都放在Onedrive中。

2011年底开始用苹果的Macbook Pro之后，发现MAC 操作系统有与Skydrive类似的iCloud服务。不过当时的同步速度奇慢，无法正常使用，让人有一种“鸡肋”的感觉。后来苹果将iCloud服务器放在“云上贵州”后，同步速度就很快了。也就是那时，我开始“抛弃”Onedrive，转用iCloud。在免费的5G存储空间之外，我还付费额外购买了60G的存储空间。

（iCloud文件夹）

这种云存储给我的工作生活带来极大的便利性。只要不出差，平时我都不用背笔记本电脑通勤。一个老式的Macbook Pro放在办公室当台式机用，另一个Macbook Air放在家里用。如果要出差就用比较轻便的Macbook Air，无需专门拷贝文档、资料。即使晚上或周末还得加班，工作还没做完，也可以直接关机走人，回家打开文档就可继续。使用iPhone的朋友，还可以直接在手机上访问、转发iCloud云存储的文件。

值得重视的是，使用这些云存储软件，一定要注意数据安全。

六

思维导图软件

思维导图软件其实也有很多种，百度还有网页版的思维导图功能，用户可以直接在网页上编辑。XMind那些软件我也用过，但是个人认为最适合文字工作者使用的就是“幕布”。

我也是在偶然中发现这个软件的。有一次一位同仁发了一份论文提纲给我，就是这个“幕布”生成的链接。我在手机上点进去看后发现软件风格简明，逻辑清晰，非常适合我们这些主要以“码字”工作为主的专业人士制作大纲和思维导图。于是我就毫不犹豫下载安装使用，很快就买了三年会员。

以我之前某篇文章的思维导图为例：

编辑的大纲：

生成的导图：

七

截屏软件

由于工作性质的原因，法律人经常要“立此存照”，因此，截屏软件成为必不可少的工具。相信大家也用过不少截屏软件或工具，有可能是操作系统自带的，也有可能是微信、QQ的。但是这些工具最大的问题就是无法“滚动截屏”。例如，对于内容较多、需要下拉才能看完的网页内容，这些截图工具只能截取当前显示的内容。以前遇到这种情况，就只能多次截取，如果还要拼接成一张图片的话，会更麻烦。现在很多手机倒是有自带滚动截屏的功能了，但是电脑的操作系统却没有。

此时，我们就需要一款能够支持滚动截屏的软件。在此给大家推荐Snagit，Windows和Mac系统下的版本都有。

这款软件不仅支持网页滚动截屏，其他任何程序的滚动内容都可以截屏。因此，我就以word文档为例，展示一下该软件的滚动截图功能：

八

虚拟机软件

最后给大家介绍一下虚拟机软件。所谓“虚拟机”，就是在现有的电脑操作系统下，再虚拟另一台电脑同时使用。通过虚拟机软件，可以直接进入另一个完整的操作系统，就像在用另一台电脑。为了形象说明什么是虚拟机软件，我直接录了一段虚拟机“开机”的视频如下：

（在使用固态硬盘的Mac系统下，虚拟机“开机”速度很快）

可能大家会问，为什么要用虚拟机呢？一台电脑不就够了么？对我们来说，使用虚拟机的好处有以下几点：

（一）解决系统不兼容的问题

假如你现在的电脑是Win10操作系统的，但不巧的是你们单位的OA、ERP或者其他专业软件对IE浏览器、JAVA的需求还停留在匹配Win7的阶段，在Win10下无法使用或者无法正常使用。这时就需要用虚拟机装一个Win7的操作系统，在虚拟机中运行这些软件。或者，假如你用的是苹果的Macbook，而你们单位的打印机不支持Mac系统，为了解决打印的问题，也只有装一个Windows操作系统来解决了。

（二）建立工作学习“专区”

通过安装一个虚拟的“电脑”，可以将工作学习和休闲娱乐区分开来，给自己设置一个心无旁骛地“专区”。比如，将工作、学习活动放在虚拟机中，在虚拟机中专心写文档、处理工作流程等，避免各种应用程序的弹窗、小红点（未读消息提示）等干扰源。

常见的虚拟机软件有VMware和Parallels Desktop，各平台版本都有。这两种虚拟机软件大同小异，功能也差不多。现在的电脑配置都不低，运行这种虚拟软件毫无压力。

需要强调一点，以上部分软件须付费使用，请购买正版。如果我们在工作中使用盗版、破解软件，有可能会导致所在的单位被软件公司维权。

“硬件篇”

一

电脑

电脑其实大家都在用，新哥也不是要给大家推荐电脑品牌，主要是介绍使用不同操作系统的电脑。我们办公用的电脑，常见的就是采用Windows系统的PC和采用Mac OS的Macbook。

用了10年的Macbook，个人感觉Macbook比Windows的PC更好用。与Windows相比，Macbook有这几个优势：

一、简洁稳定流畅。Macbook的操作系统简洁，无论用多久，都不会出现越用越慢的问题。同样的软件，例如QQ之类的，Macbook下就没有弹窗、没有广告。

二、省电。同样的电池容量，Macbook的待机时间更长。

三、对病毒免疫。Macbook不需要装杀毒软件。这不是因为打了“疫苗”，而是现在那些病毒都是基于Windows系统开发的，而Mac OS是个封闭的系统，有人想开发都不行。比如，Word文档中常见的“宏”病毒，Macbook就不吃那一套。

四、Macbook更经久耐用。虽然在同等配置条件下，Macbook的价格要贵一些，但是绝对物有所值。因为Macbook的硬件本身就要好很多。另一个原因就是，即使在操作系统多次升级后，也不会出现硬件明显跟不上操作系统的问题。以我的主力机Macbook Pro为例，从2011年开始长期放在办公室当台式机用。有一次苹果系统升级后，确实出现了硬件有点跟不上的情况，但是在将内存从4G升级到16G、系统迁移到加装的固态硬盘后，开机速度飞快，同时用虚拟机运行Win7系统也毫无压力，CPU依然给力。

（我那2011年的Macbook Pro配置）

再次声明，本人绝对不是“果粉”。事实上，自5S之后我就没用过iPhone了。假如现在只有一万块钱的预算，让我在Macbook和iPhone之间选择，我肯定毫不犹豫地选择前者。因为Macbook的性价比远超iPhone。

（我那2017年Macbook Air的配置）

二

站立式办公桌

说完电脑，正好就接着“安利”一个跟电脑配套使用的工具——站立式办公桌。长期坐办公室的工作方式，容易导致颈椎病、腰椎病。这类疾病几乎成为白领打工人的“职业病”。俗话说，“久坐伤身”。为了预防这些“职业病”，避免将来“收入不突出，椎间盘突出”，我们有必要减少坐下的时间，多站一站。但是打工人的工作任务繁重，没那么多时间让你站着休息，怎么办呢？这种“站立式办公桌”就可以派上用场。

这是我的简易版“站立式办公桌”：

我的做法就是把笔记本电脑的外接显示器和无线键盘、无线触摸板放在支架上，站累了就把支架放下来，恢复坐姿。等坐一阵感觉没那么累了，又把支架抬高站着办公。

经测试，我发现这样坐站交替明显饿得更快。既锻炼了身体，又预防了疾病。所以新哥强烈建议大家买一个来用，真的是“小投入，大用处”。我买的这种是最简易的，网上有各式各样的，“丰俭由人”，视钱包厚薄而定。

三

护眼装备

除了费腰、费颈之外，对我们这些长期坐办公室的人而言，最费的就是眼睛了。长期对着电脑屏幕，眼睛自然吃不消。近年来移动办公又越来越普遍，很多工作都可以在手机上操作，又无形中增加了眼睛接收蓝光的时间。

虽然我的视力很好，不用戴眼镜，但是我的眼睛对电子屏幕是最为敏感的。最初还是用CRT显示器的时候，只要在屏幕前看两个小时，我的眼皮就要跳。后来液晶显示器开始普及了，我要是眼睛距离隔远一点用还行，但如果是对着笔记本电脑屏幕看一天，眼睛也是受不了，容易眼干发红。

后来为了缓解眼睛疲劳，我尽量多用电子墨水屏的设备。与液晶屏不同的是，电子墨水屏本身不发光，靠外界反射光，跟纸张的原理是一样的。同样的使用时间，看墨水屏时眼睛明显要舒服得多。给大家推荐的护眼装备，主要就是各种电子墨水屏的设备。电子墨水屏最大的问题是刷新率低，画面迟钝，翻页有一点残影，主要是黑白的，看视频就别想了，但是对于文字处理和阅读，可以完全胜任。

（一）电子墨水屏显示器

现在有厂家推出了电子墨水屏的外接显示器，有的还有前置光源。我现在就经常用这种显示器外接笔记本电脑使用，日常办公写作完全没问题。

（在电子墨水屏上看文档的效果）

（二）电纸书

现在一说“电纸书”，通常就是指使用电子墨水屏的设备。纸质书不便宜，多带几本就挺重的，用电纸书就很方便。现在常见的是6寸屏，比较便携。9.7寸大屏的电纸书，特别适合看扫描版的pdf书籍。因为扫描版的电子书保留了纸质书的字体和排版，不会有千篇一律的感觉。最近有的厂家还推出了彩色电子墨水屏的电纸书，显示效果相当于以前彩色报纸的效果。不过由于价格偏贵，本人尚未尝鲜。感兴趣的朋友可以试试。

（在9.7寸电纸书上看扫描版文档的效果）

（三）电子墨水屏手机

前些年俄罗斯的国礼手机Yotaphone在国内火了一把之后，国内也有厂家跟进，推出了各种电子墨水屏手机。先是双屏的手机，正面一块彩色液晶屏，反面一块黑白电子墨水屏。

（我正在使用的国内某品牌双屏手机）

近两年又陆续推出了单屏的黑白墨水屏和彩色墨水屏手机。单屏的黑白墨水屏手机最大的问题就是，显示的健康码看不出来是绿色还是红色……

墨水屏非常适合移动办公，比如在手机上处理合同审批OA流程，或者在微信、邮件中查看文档。在屏幕够大的手机上，码字也不错。

上述“护眼”效果，都是在同等使用强度下进行比较。最好的护眼方法当然还是合理用眼，注意休息。在以前没有手机电脑的年代，有人长期躲在被窝里看武侠小说，最后也近视了。虽说法律行业就像老中医，越老越吃香，但是我们首先得把身体保护好。要是到了“吃香”的岁数却老眼昏花、行动不便，那真是“廉颇老矣”了。

以上就是本人分享的各种“利器”介绍和测评。本文纯属技术交流，无丝毫“带货”之意。