PDCA在项目管理中的实践应用(pdca在项目管理中的要点)

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本文包涵了项目管理PMBOK 和PDCA先关背景知识,主要涉及:项目管理流程、PDCA的前世今生及特点、项目管理过程组与PDCA过程两者之间相互互为补充的意义、以及在项目管理过程中把PDCA具体的应用以及一些心得体会。

在项目管理过程中随时会遇到不确定性因素影响项目的进度和质量,而作为项目管理者,随时解决一切阻碍项目进程的拦路虎。要形成组织检查的机制,同时项目参与者要有持续改善的观念,平庸是不能生存的,必须持续改善,追求卓越。基本上所有的项目参与者,都要通过各种方式方法持续改善这个过程。但很多时候它只是一种口号,如何落实,还需要桥梁。我们这里要讲的,是如何形成一种机制,把持续改善变成企业组织行为。

人人满足,无欲无求的天堂,是不存在的。我们都生活在一个不完美的世界。这也是这个世界可爱的原因,是人们成就感的来源。科技在进步,社会在发展,总有客户的需求等待我们去更快,更好,更高效,高质量的去满足。

第一部分:项目管理过程组

PDCA在项目管理中的实践应用(pdca在项目管理中的要点)

项目计划核心节点

PDCA在项目管理中的实践应用(pdca在项目管理中的要点)

影响项目进度和质量的因素如下:

1.来自问题管理,持续改善机制:问题是上天让我们改善的提示,是我们最廉价、最可靠的持续改善动力来源。

内部影响因素:

  • 公司层面的变更
  • 合同终止,
  • 风险管控,
  • 员工自身技能
  • 质量未满足要求
  • 需求管理失控

外部影响因素

  • 合作伙伴外部包括需求
  • 变合同终止,
  • 不确定性风险

2.来自对业务的深刻认识,了如指掌,以及长远规划(企业内部):持续改善和创新有点类似,不是光喊喊口号就可以。需要有足够的积累,对业务了如指掌,再加上多思考,才会有深刻的认识,才会有创新,有持续改善。所以说持续改善和创新,都不能是空中楼阁,需要有积累,有踏实的业务知识支撑。在对业务了如指掌,有深刻的认识后,就知道SHOULD BE的业务应该是什么样子,才会有长远的规划。对比AS IS现状,就知道企业的短板在什么地方,还有什么改善机会。

3.来自永远不会满足的客户需求(企业外部):永不满足的客户需求,使我们持续前进,是企业永不停歇的动力。

第二部分:PDCA的前世今生

PDCA循环又称为戴明环,是由美国质量管理专家休哈特(Walter A. Shewhart)博士首先提出的,由戴明(W.E.Deming)采纳、宣传,获得普及,从而也被称为“戴明环”。

在质量管理活动中,要求把各项工作按照作出计划、计划实施、检查实施效果,然后将成功的纳入标准,不成功的留待下一循环去解决。这一工作方法是质量管理的基本方法,也是企业管理各项工作的一般规律。它是全面质量管理所应遵循的科学程序。就是质量计划的制订和组织实施的过程,这个过程就是PDCA循环按照这样的顺序进行项目管理,质量管理,周而复始地运转下去的科学程序。

PDCA的四个阶段

PDCA在项目管理中的实践应用(pdca在项目管理中的要点)

•P (计划 PLAN) :在计划阶段,其中分为五个步骤

1.首先需要确定所要达到的目标。这一目标必须制订得尽可能具体,不可含混不清。目标制订得越具体,你与目标的距离就越明确,距离明确了,达成目标的路径就明确了

2.分析现状,找出存在的问题

3.分析产生问题的各种原因

4.找出影响进度和质量的主要原因

5.针对影响进度和质量的主要原因制定措施,提出改进计划,定出目标

•D (实施 DO) :按照制定计划目标执行计划

•C (检查 CHECK) :评估执行过程和结果看是否到达计划的预期效果。

•A (处理 ACT) :总结经验教训,纳入到标准规范和流程中以巩固成绩,防止下次失误;本次未解决的问题,纳入下一轮PDCA 循环中去解决。

PDCA特点:

循环,可以使我们的思想方法和工作步骤更加条理化、系统化、图像化和科学化。它具有如下特点:大环套小环,小环保大环,互相促进,推动大循环;PDCA循环是爬楼梯上升式的循环,每转动一周,质量就提高一步;PDCA循环是综合性循环,4个阶段是相对的,它们之间不是截然分开的;推动PDCA循环的关键是“处理”阶段。

PDCA在项目管理中的实践应用(pdca在项目管理中的要点)

PDCA通过八个步骤

步骤一:分析现状,找出可能存在的风险点:

强调的是对现状的把握和发现可能存在问题或者风险的意识、能力,发现问题是解决题目的第一步,是分析问题的先决条件。

步骤二:

找准问题或者存在的风险点后分析产生的原因至关重要,运用头脑风暴法,请教专家等多种集思广益的科学方法,把导致产生问题或者风险的所有原因统统找出来。

步骤三:问题确认:划定严重等级和优先级。

步骤四:拟定措施、制定计划:(5W1H),即:为什么制定该措施(Why)?达到什么目标(What)?在何处执行(Where)?由谁负责完成(Who)?什么时间完成(when)?如何完成(How)措施和计划是执行力的基础,尽可能使其具有可操性。

步骤五:执行措施、执行计划:高效的执行力是组织完成目标的重要一环。

步骤六:检查验证、评估效果:

步骤七:处理遗留题目:所有问题或者风险不可能在一个PDCA循环中全部解决,遗留的题目会自动转进下一个PDCA循环,如此,周而复始,螺旋上升。

步骤八:总结经验教训:把好的方法补充完善到企业规范或者标准化文档集中,固定成绩;标准化是维持企业治理现状不下滑,积累、沉淀经验的最好方法,也是企业治理水平不断提升的基础。可以这样说,标准化是企业治理系统的动力,没有标准化,企业就不会进步,甚至下滑。

PDCA目前实际使用情况:

PDCA持续改善就像创新,知道的人多,落地的人少(一说都明白,但就是做不来。公司说pdca已经说到想吐;工具是让人去思考解决问题的思路,大家都知道但不会用,有什么用;这个只适合给下面员工培训用;精益管理;很亲切,PDCA日本公司大部分都有使用的;公司培训完,基本都忘记了;很多时候,运用科学的工具是成功的垫脚石,比如PDCA,5W2H分析法,SWOT分析等等,或许拥有了这些工具,会使你事半功倍)

而在项目中涉及到质量方面有:

  • 需求管理质量
  • 文档质量
  • 代码质量
  • 测试质量
  • 项目过程管理质量
  • 客服服务质量

PDCA可以对项目过程管理起到推动作用,而且 PDCA 适用于所有问题、所有对象。

PDCA 看起来是一个环,但实际上是层层嵌套的“大环套小环”的结构,能产生巨大的“规模效应”——所有 PDCA 不仅包含自身上一层面的 PDCA,同时也包含着把自身细化的下一个其他流程中的层面的 PDCA。

第三部分:项目管理过程组与PDCA过程两者之间相互互为补充的意义:

PDCA在项目管理中的实践应用(pdca在项目管理中的要点)

PDCA是一个适用各个领域的科学管理方法,它完全可以用来指导企业管理工作,按照计划,执行,检查,总结将企业标准化工作分为四个阶段,各阶段密切联系,整体工作形成管理闭环,螺旋上升,不断提高,推动企业管理工作向前发展。

项目过程组中涉及到的各个环节:项目启动过程、项目规划过程,项目执行过程,项目控制过程,项目收尾过程,同时大到培养兴趣爱好、处理上下级关系、时间管理……PDCA 都能发挥出巨大威力。

PDCA循环实际上是有效进行任何一项工作的合乎逻辑的工作程序。在质量管理中,PDCA循环得到了广泛的应用,并取得了很好的效果,因此有人称PDCA循环是质量管理的基本方法。

工具方法是让人去思考解决问题的思路,具体在实施使用过程根据公司项目,产品,服务所处行业以及阶段的不同,进行使用,没有对错,只有适合不适合,唯一不变的就是变化。

要培养和维护项目参与者的关系。如何维护和培养是需要一些技巧:

1 相互尊重:项目经理与项目参与者是平等的合作关系,需要互相尊重。一定要注意,切记不要呼之即来,喝之即去。如果员工得不到尊重,

· 2合作,不是控制:基于平等、相互尊重的关系,项目参与者是合作关系。所以在运作管理中,尽量减少简单粗暴,颐指气使,控制式的管理。更多从合作共赢的角度,推拉结合。

3利用相互优势,不要只是互相挑毛病。人无完人,每个人都有缺点和短板。我们应该鼓励发挥和发展长处,协作达到最优。不影响合作的短处,不需要吹毛求疵。就像夫妻,如果我们每天看到的都是对方的毛病和短处,那日子就不用过了。

所以,我们一定要认识到人无完人。除了看缺点外,更要看到对方的优点。我们这里讲看到合作伙伴的优点。其实不仅仅是看到,而且要充分鼓励,让合作伙伴把优点发扬光大。而对于缺点,不影响大局的,可忽略。对影响业务正常运作的,以合作的姿态,牵引推动持续改善。

4强调客户服务意识,必须让合作伙伴具备客户服务意识,认识到企业的主要价值,是满足客户需求。

相信每一个熟悉项目过程管理的朋友,都会心有所感。优秀的人总是不谋而合。过去的事情已经过去,重要的是总结经验、吸取教训,继续开启新一轮的循环不论是PDCA 还是项目过程管理都是自我迭代的驱动之轮。要想成为佼佼者,就要付出常人无法想象的努力。

水平一般,能力有限,抛砖引玉,对项目管理PMBOK与PDCA之间关系的解读,如果你有不同意见和建议,欢迎留言,期待你的行动分享。

以终为始,持续践行,我们一路同行。

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