发文办理指单位内部在制发公文时，所进行的拟制、审定、签署、发出等活动过程。
（一）拟制
1. 拟稿
拟稿是指按不同意图起草公文，分为准备阶段、写作阶段和修改阶段。这是发文办理过程的起点。
2. 会商
会商是指，文书内容涉及有关单位的职权范围，需征得其同意和配合时所进行的协商活动。会商应由发文单位主动组织并及时通知协商的对象，做到不遗漏，可采取“跑会（商）”“函会（商）”召集会议协商等多种方式集中意见。如未就有关问题取得一致的意见，应向上级单位及时反映，请上级单位协调，不得擅自对外行文。
3. 审核
审核又称核稿，指对拟办好的文稿进行全面审核与修正。需要发文单位审议的重要公文文稿，审议前由发文单位办公厅（室）进行初审。
主要审核以下几方面内容 ：
（1）从控制发文的角度看，发文理由是否充分，是否必须发文。
（2）从行文方向的角度看，发文名义是否恰当，检查文种是否正确，检查有无多头主送、滥抄滥报、随意越级行文等现象。
（3）从文稿内容看，是否符合法律法规和相关路线方针政策，是否完整准确地体现发文机关意图，是否同现行有关公文相衔接，以及所提的措施办法是否切实可行。
（4）从语言表述看，是否标准、简明、得体，逻辑是否合理，语法是否规范，标点是否正确，人名、地名、时间、数字、引文是否准确。
（5）从文件格式、体例看，行文是否正确、规范，结构是否齐全完整，层次是否清楚，详略是否得当。
（6）从发文职权看，是否经过会商或履行了必要的讨论和审批程序。经审核，符合发文条件但内容需进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送 ；不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由。对于审核中发现的问题，可提出原则性修改意见交由撰稿人去修改，也可经讨论，先对原稿做具体修改，然后返回作者征求意见。文书办理机构负责人或制发文件单位的领导人也可以直接修改。
4. 签发
签发指的是发文单位的领导人对经过发文审核的文稿进行最后的审定并签署印发。
签发人由于签发文书内容的不同而不同。比如 ：以单位名义制发的公文，则由单位有关领导人签发 ；以单位内设部门名义发文时，由该部门领导人签发 ；会议决议、会议纪要由会议主持人签发 ；等等。
重要公文和上行文由单位主要负责人签发，而党委、政府的办公厅（室）根据党委、政府授权制发的公文，由授权单位主要负责人签发或者按照有关规定签发。不论是哪种形式的签发都具有严肃性和权威性，它是责任人依法行使职权的表现。
根据签发人的身份、地位及工作程序的不同，签发可分为 ：
（1）正签。签发人在法定权限内签发文件。
（2）代签。根据授权代替其他人签发文件。
（3）核签。又称加签，指上级负责人签发下级单位的重要文件。
（4）会签。两个或两个以上单位联合行文时，在会商的基础上由所有连署单位负责人履行签发手续，不能有遗漏。
（二）注发
注发是指，定稿形成后批注制发要求，包括标注文件的发授范围、阅读范围、紧急程度、秘密等级、发出时限、发送方式、发文字号及版式设计等，其作用是使签发意见进一步具体化。
（三）校对
校对就是，以定稿为基准，对清样或誊写的文件里的文字、标点、格式、编排等进行全面核对检查，纠正错漏。
（四）缮印
缮印就是，将经领导签发的文稿制作成书面文件的工作，包括缮写和印刷。对付印前的文稿，要审查签发手续 ；对缮印完毕的公文，要认真复核。除会议纪要外，公文都应当加盖印章。以哪个单位的名义发布公文，就要加盖哪个单位的印章 ；以领导人名义发出的公文，则由领导人亲笔签署或用签字章。这是公文生效的凭证和标志。用印要履行批准手续，并做好记录。印记须清晰、端正，要骑年压月，即上不压正文，下压日期，年、月在印章中间。
（五）登记
登记是指，公文分发传递前所进行的发文项目的登录工作，内容包括标题、文号、拟稿单位、审核人、签发人、成文时间、印刷时间、发放范围、阅读范围和级别、密级和缓急程度、印制份数、发送方式等，以保证公文传递的及时准确，也为日后统计查考做好备案。
（六）核发
核发是指，公文印制完毕，对文字、格式和印刷质量进行检查后分装发出的工作。
第一，要清点核对公文印数，正确填写封套封面，对公文分拣装封。有密级的或急件，要加盖专用印戳。
第二，将已封装的公文通过特定的方式传递给受文者。一般文件可通过交换邮寄等方式发出 ；涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件单位机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。
（七）归档
将印制的公文正本一式两份或三份，连同有关负责人签署的定稿及有价值的修改稿一起立卷存档。
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