甘特图的3种制作方法,简单高效还能自动更新,附模板,转发(自动更新甘特图制作步骤)

文 | 明哥,前麦肯锡战略咨询顾问,埃森哲管理咨询顾问,一个喜欢用思维导图架构PPT的老司机,职场技能,掰开揉碎、说给您听,欢迎关注我的头条号@思维导图PPT肖老师,一起共同精进、成为职场精英。

做过项目管理的都知道,项目管理的第一步就是制作项目计划,以便对项目进度和问题进行及时跟踪,同时方便公司领导和客户汇报。

不少人做项目计划,喜欢用Project,工具虽好,但很多人尤其是领导和客户,几乎没多少人会安装这个软件的,因此,还得想其他方法。

今天分享3种我常用的甘特图制作方法,你可以根据喜好和条件来选择,3种方法都是比较简单高效的,后2种会自动更新数据,文末附Excel模板,拿来就可以套用!

第一种,用PPT制作甘特图,优点在于可以自由调整颜色、位置、大小等,不足之处在于纯手工制作,比较消耗精力。

第二种,用思维导图制作甘特图,优点在于项目计划、进度、资源要求等都在一张图上,图形化效果好,如下图所示,不足之处在于不是每个人都会用思维导图。

甘特图的3种制作方法,简单高效还能自动更新,附模板,转发(自动更新甘特图制作步骤)

第三种,用Excel制作作甘特图,优点在于以自由调整颜色和图形,数据自动更新,图形化效果好,不足之处在于需要使用Excel函数,但可以通过套用模板来解决,有需要模板文件的,可以到文末获取

一、用PPT制作甘特图

这个方法是最简单也是最复杂的方法,只要懂PPT基础操作就可以,如果要给客户的大领导汇报,我一般都会用PPT来制作甘特图,一方面是我们都会收集一些又漂亮又高大上的模板,另一方面,可以添加容易内容,任意调整位置、风格等,如下图所示,这是埃森哲公司常用的PPT甘特图模板。

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这个甘特图模板包括2部分,高阶框架部分(High Level),相当于总体计划,一般以大的时间节点、项目关键里程碑、Deadline等作为跟踪点,如下图:

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详细计划部分(Detail),一般针对某个里程碑都要做详细计划,以周为单位安排计划。

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二、用思维导图制作甘特图

这个是我最推荐的制作方式,打开思维导图软件,在“任务”菜单下,找到“甘特图”即可,如下图所示,思维导图版本的甘特图,除了甘特图的基本特性外,还非常容易体现思维导图的树形结构效果,可以通过思维导图拆分子任务,可以针对某个子任务安排资源和时间计划,可以在思维导图上图形化展示子任务的完成情况等等。

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思维导图甘特图,更方便展示任务的优先级和完成进度,图形化效果好,尤其是在给领导汇报进度时,一目了然且层层展开。

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思维导图甘特图,更方便了解项目资源的配置情况,并且将项目资源和完成情况、存在的问题和改进措施,以图形化的方式来表达,尤其是讨论问题和进度是,非常利于针对进度问题、资源问题等展开头脑风暴,便于问题得到及时的跟踪和处理。

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思维导图甘特图,还可以针对各项任务进行特殊化处置,比如标记颜色,添加图片等,这样在导图上更容易吸引注意。

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三、用Excel制作作甘特图

用Excel制作甘特图,难度稍微大一些,也没有思维导图和PPT那样灵活,但好处在于数据可以自动更新,虽然不是每个人都会用思维导图,但Excel,职场人士都会用,因为后面提供了模板,这里这提醒和解释几点关键事项:

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1、解决图形方块的关键点在于字体要选择“Playbill”,另外,使用REPT(" ",B3-MIN(B$3:B$14))&REPT("|",D3*3.5)来生成图形化方块。

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2、在E列中,输入“=CONCAT(REPT(" ",B3-MIN(B$3:B$14))&REPT("|",D3*3.5)," ",D3)”,CONCAT的目的是将工时的“天数”展示在甘特图上。

3、使用模板时,唯一要修改的地方就是修改工作任务和开始、结束时间,搞定。

4、模板获取方法:点赞 转发后,私发“2403”


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