中船北部湾的数字化实践分享,工程档案管理系统如何布局?

工程档案记录了工程项目建设生产活动的全过程,是工程项目不可或缺的一部分。对于企业来说,该如何布局规范化的工程档案管理系统呢?会博通从下面这几个方面为大家分享一下。

工程档案有什么特点?

工程档案,是指工程从提出、立项、审批、设计、监理至验收等全过程中形成的应当归档保存的材料,包括文字、表格、声像,图纸等各种载体材料形式,是工程项目不可或缺的一部分。

中船北部湾的数字化实践分享,工程档案管理系统如何布局?

工程档案为什么这么重要?

一方面,工程档案是项目竣工验收的必备依据。如果工程档案资料在建设过程中发生了遗失、损毁等情况,将会导致工程验收不能顺利进行。另一方面,工程档案是已完工项目进行维护、维修、改造的重要依据,如果没有妥善管理,工程后续工作将难以推进。从长远来说,工程档案还是工程质量的重要凭证,是储备工程技术、工程经验的重要载体,具有重复利用、提供借鉴以及促进创新的重要价值。

中船北部湾的数字化实践分享,工程档案管理系统如何布局?

工程档案管理的难点在哪?

-管理难度大、检查强度大:为了保障工程的正常进行,工程档案资料必须确保真实、准确、完整,与工程实际相符合。此外,工程资料的归档、立卷等步骤需按照严格而细致的要求来执行,这些在《建设工程文件归档整理规范》都有相关规定。

-时间周期长、工作量大:无论是新建、改建、扩建等建筑工程,工程档案管理需覆盖工程项目前期、工程建设期和竣工验收期等阶段,时间可能长达数年,工作量大,耗费人力大。

-标准化难度高:工程项目中包括有建设、勘察、设计、施工、监理等单位的参与,涉及组织及环节多,管控难度高。

综上所述,企业在工程档案管理的推进过程中,往往面临着诸多挑战。

工程档案管理系统实践——中船北部湾

中船北部湾(全称:广西中船北部湾船舶及海洋工程设计有限公司)是一家以船舶设计、海洋工程设计,兼营船舶技术服务、船舶修建造工程总承包、海洋工程建造技术服务等为主营业务的专业船舶设计单位。在引进会博通工程档案管理系统前,公司的工程文件和档案资料分散在各部门员工电脑上,未形成统一化归档。这不仅给档案管理带来了诸多掣肘,员工查阅、利用的效率亦有待提高,公司亟需一个统一的平台来实现规范化管理。

中船北部湾的数字化实践分享,工程档案管理系统如何布局?

为此,中船北部湾经过多方考察,引进了会博通工程档案管理系统。系统针对中船北部湾在工程档案管理工作中遇到的难点,作出了以下部署:

1、统一平台管理,工程档案系统全把控

针对中船北部湾工程档案资料分散的情况,会博通为其构建了一个一站式工程档案管理平台。企业通过一个平台,即可完成各类工程档案从起草、录入、归档到再利用等的全生命周期管理,并能对实体与电子档案实施同步管理。

中船北部湾的数字化实践分享,工程档案管理系统如何布局?

应用会博通后,无论是工程实施过程中的过程文件,还是项目结束后的成果文件,都能集中统一实现规范化归档。保障了归档及时性的同时,中船北部湾也能通过档案到位情况,实时对工程项目进度进行监控,推动了工程管理效率的提高。

2、有序化分类,满足规范管理需求

通过会博通自定义分类及属性的功能,中船北部湾按不同船舶工程项目对进行了档案分类,并根据管理需求在对应分类下进行档案立卷,规范收录从工程项目从招投标阶段、立项阶段、建设阶段到竣工验收阶段的各类报告、设计图、合同、审批等材料。属性明确,分类清晰,员工可快速查找到所需档案,后续的统计、分析也有了支撑。

3、依权限利用,兼顾安全与高效

在项目工程的推进过程中,员工常常需要进行档案的查询、借用等。这时候,通过会博通受权限管控的搜索、借还功能,即可在保障安全性的前提上,实现档案的高效协作与利用。

-检索功能:应用搜索平台,员工可随时随地在PC或移动端上,通过组合关键字、组合搜索条件或者是二次搜索等方式,快速、精准找到所需档案。搜索结果将会依权限展示,仅拥有对应权限的用户才能查看。

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-借还功能:员工通过借阅流程,即可申请以线上、线下或线上线下结合的方式借用档案。借还过程通过流程化处理,申请人、借阅用途、归还日期都会一一自动登记,便于追溯。此外,管理人员可通过统计功能,直观查阅工程档案的利用情况,助力档案管控更到位。

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工程档案管理系统的价值

数字化不仅仅意味着技术的变革,更意味着以人为关键因素的管理方式的变革。通过中船北部湾与会博通的实践案例可以看出,数字化工程档案管理,使得企业能够通过信息化技术,提高档案管理的整体水平和质量:这不仅有利于规范化管理工程档案,减少人力资源消耗,同时能推动企业知识资源的沉淀与传播,为企业的不断创新和进步提供源源活力。会博通相信,以数字化赋能工程档案管理,让信息技术融入档案管理的方方面面,将会为企业带来1 1>2的效能回报。

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