管理会议你会开吗?它不是一个多人沟通会(管理沟通之会议沟通)

有没有碰到一屋子人坐在一个会议室开会,开着开着就剩主持者和要讲话的人呢?或者开着开着两小时、三小时、半天就过去了,但是还没开完?有没有听到会议太多、会议太长的抱怨?

管理会议你会开吗?它不是一个多人沟通会(管理沟通之会议沟通)

(图片来源网络)

开会简单吗?简单。开会不就是把相关人的组织起来,找到一个合适的会议室,列几个议题讨论讨论不就完成了吗?简单的不能再简单!

一、开管理会议是为了解决业务模块的问题

如果这样想,那你理解的会挺多是一个灵活机动的临时召开的会。简单说就是一个多人沟通会,确实没什么特别的。但如果让你组织一个管理会议呢?你可能依然认为,管理会议不就是把各种管理议题拿出来,在会上讨论吗?只是讨论的内容不同而已,有何区别?

那确实有区别了。管理会议并不是一个多人沟通的一般意义的会。但是这种误解却很常见,而且很多管理者都没有这样的概念,要么把这两者混淆。因为混淆这两者的概念,很多管理者不愿意开会,认为浪费时间。

问题出在哪里呢?开管理会议本质并不是在开会,而是在解决某个业务模块的问题。这是首先要建立的认知。所以你必须首先把这类会与一般的沟通会区分开。说直白点,开这类会就是在做管理工作。

因为很多人没有正确认识管理会议的本质含义,所以会议的价值不能得到发挥。管理会议到最后要么形同虚设,要么不伦不类,要么变成鸡肋,到最后直接开没了。

一个公司管理会议其实并不多,整个组织就三块核心大实体组织(研发、生产、销售),三块保障支撑组织(人、财、事/物),管理会议就是围绕这三纵三横一整体(业务)展开。对于一个管理者来说他几乎很少会负责多个业务板块的工作,所以对于他来说关键有效的会其实没那么几个;但是如果他混淆了管理会议和其他沟通会,就会感到会议很多,分身乏术、搞不清主次、焦头烂额。

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二、管理会议是一个管理组织

有了第一层认知后,才开始考虑管理会议怎么开。管理会议是针对业务板块的工作设计的。所以它的第二个本质是管理会议是业务板块的管理组织系统,就好比一个虚拟平台。这个组织系统里的管理者成员都在这个平台上工作。所以既然管理会议本质是一个组织在运行,它就像实体部门一样,有固定的角色,有明确的工作目标、有明确的职责定位,明确的管辖业务范围,明确的运行规则,以及对管理会议中的管理者有明确的奖惩考核评价规定等。

在明确了管理会议需要有定位、目标、职责范围、运行规则以及考核评价规定之后,有人可能就会问,公司要管理事情那么多,又如何区分呢?这个问题估计是很多管理者的疑问,也正因为这个问题没有搞清楚,把各种要管的事情混在一起,从而导致一拨人与一些事情相关,另一拨人与另一些事情相关,但是两拨人却被叫到一个平台上开同一个会,自然一段时间后大家觉得对自己没有价值、甚至浪费时间,慢慢到后面就不去了。

出现这个问题能够说开会离开的人没有尽职吗?能够干脆禁止一些议题上会吗?这并不能责怪任何一方!讲自己负责范围的事情的人,碰到问题他自然需要找一个出口晒晒发发声,好不容易有这样一个管理平台,怎么能藏着掖着呢?那才是不负责任。被设定参加会议的管理者,他也没办法,因为讲的东西可能真的与他没有关系或者关系很远。结果,双方被这种畸形的管理会议绑架裹挟了。

这是谁的问题呢?重点回到公司管理会议的设定上。就如前文说到的三纵(研发、生产、销售)三横(人,财,事)一整体(业务)。这七个管理会议相对独立(当然,公司小的时候三横可以不独立出去)。譬如就不要把生产自己的事拿到销售管理会议上讲,最容易混淆的是把生产部门自己的事拿到整体业务管理会议上讲,恐怕就会出现前面讲的问题。公司越大,管理会议越要区分,否则管理会议价值就不能发挥。

管理会议你会开吗?它不是一个多人沟通会(管理沟通之会议沟通)

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万事万物熵增是无时不在发生的。设定管理会议前应尽可能想到可能出现的各种混乱状态,用明确规定的手段避免。比如规定特定类型的议题,限定议题讨论的内容,限定内容的篇幅、甚至限定内容的模板、限定内容的频次、限定的时间等,一个专业的管理会议就应该把这些细则定清楚,细则越清楚,说明管理者期望借助管理会议想达到的目的越清楚。

三、开好管理会议是管理者基本职责所在

很多管理者可能认为这不是他要考虑的事情,而是会务秘书的事,显然他并没有理解管理会议就是他的工作平台。有的管理者不希望管理会议搞的那么严肃,觉得限制太多、限制发挥,也许他混淆了严肃与严格的差别。还有就是缺乏对“熵”的认识。

管理会议开不好,也有开不起来的情况。开不起来本质原因是没有数据。没有有触动的、有问题的、有信息量的有效数据,会议开起来就干巴巴的,无聊之极,当然就开不下去了。而这也与这个管理会议有没有提前设计清楚有关。

管理会议开不起来还有一个原因,就是短视。心想搞的大张旗鼓,投入那么多时间,没有看到什么价值啊?管理手段是长效机制,并不能指望它短期帮助你达到业务目标。

所以开好一个管理会议,是管理者们自己的事,是管理组织群策群力的事,不是一个多人沟通会,更不是私下点对点沟通。如果你是一个管理者,或者正在去往管理者的路上,希望对你有启发。

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