浅谈会议接待管理 – 读《一本书读懂行政管理》有感

浅谈会议接待管理 - 读《一本书读懂行政管理》有感

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第一部分会议管理。

会议可以分成几类。

会议类型可以分为三大类,第一类是综合会议,第二类是特殊会议,第三类是专业会议。

第一大类是常规会议。可以包括总经理办公会、年终总结表彰会、周年庆祝会、销售分析会等。

第二大类特殊会议。可以包括指庆典型的会议,会展型的会议,其他会议。

第三大类专业会议。没有固定的形式和固定的参观,时间人数这些都不是固定的,而是根据企业具体的情况来召开的,比如说安全生产会议、质量检验会议、技术研究会议等。

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如何筹备一场会议。

会议之前确定会议名称,初步确定会议步骤,草拟会议通知,会议经费预算办理、会议报批,下发会议通知,准备会议材料,选择布置会场,明确人员分工,会前全面检查。

会议期间包括会议初、会议中、会议后的过程管理。尤其是会后管理容易被忽略,包括检查会后现场,清理会后,现场评估,会议收费,会议文件,归档催办,落实决议,会议简报,费用报销。

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会议成本管控,

会议成本等于会议工时成本加效益损失成本加会议直接成本。

接下来说一下这三个成本它们分别指的是什么?

会议工时成本是指的是与会者的会议准备时间到达会场需要的时间,以及会议工作人员的时间等因素转化成金钱成本。它不是一个具体钱的概念,它是一个时间转化为金钱的一个一个成本概念,金钱成本主要是由与会者和会议工作人员的平均工资来构成的。

接下来说的是效益损失,成本它是指与会者参加会议离开原来的工作岗位而造成的生产管理,市场反应的滞后的损失。比如说在公司的周例会召开的时候,可能正好有潜在的客户打来电话,由于前台或者秘书未能恰当地处理好或者是不太熟悉,造成这本书这项本可能成交的业务位于失败,这属于一种效益损失的成本。

最后是会议直接成本,包括与会者到现场的旅行费以及会议期间的住宿交通,会场的租金,相关资料等费用,这些就比较直观清晰,比较容易统计。像我们每年的年度那种大会召集市场上的各位领导到公司开会,就会涉及到一些交通、住宿费用。

随着疫情的持续,电话会议和视频会议、网络会议已经成为很普遍的形式。

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第二部分行政接待。

关于接待礼仪。

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如何迎接客人。

首先要确定接待规格,通常遵循身份相当的原则,尽可能确保主宾身份对等。当不可能完全对等对等时可以适当地灵活变通,比如由职位相当的人或副总出面,其他陪同人员则不宜过多,都是在日常的接待中也可以注意。

第二个是掌握个人到达和离开的时间,如有变化,则应该及时地通知有关人员,迎接人员应提前到达同接地点,不能太早更不能迟到,送行人员还应该在个人离开之前到达送行地点。

第三个是在必要时进行鲜花,要用鲜花,并保持花束整洁鲜艳。这里面有个注意,避免使用杜鹃花,菊花。

第四点是针对不同的客人,按照不同的方式来迎接,比如迎接大批的客人的时候,我们可以事先准备好特定的一些标志,让客人从远处就可以看到。对于首次前来的我们又不认识的客人,接待人员应该主动上前自我介绍,对于比较熟悉的客人,接待人员则努力在自我介绍请向前握手和问候。

第五点是给客人留下一定的时间,当客人抵达住处后,接待人员不要急于马上安排行动,而是要给对方留下一定的时间,然后再安排活动。

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如何观看节目。

主人陪同宾客观看文艺节目的时候,一般以七八排座位有为最佳,观看电影的时候则以第十五排前后为好,对于专场的演出,要把贵宾席留给主人和主要的客人,其他客人可以安排座位,也可以自由的出入。

如果举办舞会,则时间应该掌握在两个小时,尽量在晚上的8:00~10:00,参加舞会的男女人数要相当,还要注意歌舞时间。男士要主动邀请女士跳舞,女士可以拒绝,女士邀请男士跳舞,则不能拒绝。

如何参观游览。带客人出去游玩,一些风景景点要结合宾客来访的、目的、客人的意愿,还有兴趣,以及本地的特色来安排参观项目。当参观项目确定后,主方应该就是拟定详细的计划及先看什么、后看什么,在哪停车,在哪介绍,在哪上卫生间在哪上车,以及中间如何引导,如何衔接,由何人介绍的。

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