第一章总则

第一条为进一步规范公司会议管理，不断提高会议质量和效率，有效降低会议成本，结合公司实际，特制定本制度。

第二条会议管理的原则：精简、高效、务实、注重结果。

第三条本制度明确了公司会议的种类、会议的组织、会务的管理等工作相关内容，适用于公司各种类型的会议。其中，合资公司会议管理需遵从所在企业的有关规定。

第四条会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为：公司级会议、公司临时行政会议、部门会议。因处置突发事件而召集的紧急会议或各级党委政府（有关部门）召集企业有关人员参加的会议不受此限。

第五条会议提拟人或主办单位、部门负责会议的组织工作，并有权对违反本制度的行为提出处罚。

第六条集团公司行政中心负责公司会议的统筹协调及本制度的实施监督。

第二章公司会议的种类

第七条公司举行的会议按周期分为两类。

（一）定期会议：指公司及下属各单位、部门按照规定定期召开的会议。如：每周例会、半年工作会议、年度总结表彰大会等。

（二）不定期会议：召开时间没有特别规定，根据实际需要随时召开的会议。

第八条公司举行的会议按级别分为五类：

（一）公司级会议：主要包括董事长（总裁）办公会、股东大会、半年工作会、年度总结表彰大会、年终述职会、职代会、党内民主生活会等；

（二）专题性会议：公司生产、建设、营销、技术、财务、人事、采购、安全等业务综合会（如经营分析会、生产调度会、安全生产工作会等）；

（三）部门（单位）会议：各分子公司、加油站、集团各职能部室召开的工作会；

（四）班组（小组）会：由各党、工、妇、团小组会，项目组、工作组及其他班组小组会议；

（五）上级或外单位在公司召开的会议：接待会、现场会、报告会、办公会、业务会、商务会（如洽谈会、座谈会、推介会、联谊会等）。

第三章公司会议的提拟与审批

第九条公司各类定期会议无须提交和审批。

第十条公司临时行政会议、公司年度有关会议由集团公司总裁直接提拟或由议题涉及业务的主办单位或部门负责人提拟，会议层次由集团公司总裁批准。

第十一条单位和部门会议由各单位、部门自行安排，会议时间、地点、参加人员等，不得与公司级会议冲突。

第十二条具体提案和审批情况如下：

（一）公司级会议：报请集团公司董事长、总裁或书记批准后，由集团公司行政中心负责组织召开；

（二）专题性会议：由集团公司总裁或副总裁批准，由有关单位或业务部门负责组织；

（三）部门（单位）会议：由各分子公司、加油站、集团职能部室主要负责人批准，由有关单位或部门负责组织；

（四）班组（小组）会：由各党、工、妇、团小组长，项目组、工作组决定并主持召开；

（五）上级或外单位在公司召开的会议：由各单位行政部门受理安排，并报请集团公司分管领导审批，会议或接待层次较高的须报请集团公司董事长审批，有关业务对口部门或相关单位、集团公司行政中心协助做好会务工作。

第十三条凡列入公司年度计划的会议（见附件1）如需改期，或遇特殊情况需安排新的临时行政会议时，会议召集部门应提前3天完成会议提拟和报批手续，并通知集团公司行政中心调整会议计划；未经报批同意，任何人不得随意打乱正常的会议计划。

第四章公司会议会前准备

第十四条会议通知遵照以下规定：

（一）已列入公司计划的会议，期中无调整的，不再另行通知，由相关组织单位和部门按计划直接通知与会人；

（二）属下列情况之一者，按“谁提拟、谁通知”的原则进行会议通知：

1．未列入会议计划而临时提前出的会议；

2．虽然已列入例会计划，但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明；

3．其它提拟人认为应另行通知的情况。

（三）会议通知一般应提前2天以上，通知对象为与会人、会务服务提供部门；

（四）会议通知形式一般为电话通知。但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议或涉及多个部门和参加人数众多的大型会议，应进行书面通知，并辅以电话通知。

第十五条会议的其它准备工作遵照以下规定：

（一）按照“议题明确、重点突出、务实高效”的原则，会议提拟部门应提前做好会议资料（如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等）准备的组织工作；其中，属于集体讨论类型的会议（如跨部门的沟通协调会、专题讨论会等），各单位、部门应在会议召开前2天，按要求将所需在会上讨论的议题（见附件2）报送至会议提拟部门，由会议提拟部门对各种议题进行总结归纳，列出讨论提纲（见附件3），并大致分配各项议题的讨论时间，所有议题讨论时间总和最长不超过3小时。在会议开始前1天将会议议题等相关资料发于所有参会人员。其他会议根据实际情况，提前或现场将会议所需文件材料准确分发到与会人员。

（二）会务服务提供部门应根据会议通知要求或领导要求，在会议开始前1天做好会务准备工作，如落实会场、会场布置、会议器材、茶具茶水、录音（像）、安保通勤等会议所需的各种设施、用品等，同时，要做好会场照明、通风、温度控制等工作。

（三）集团公司召开的公司级会议会务服务统一归口集团公司行政中心负责。

（四）各单位、各部门在集团公司召开的会议需用公共会场的，应向集团公司行政中心书面提出，并统筹安排。

（五）会议开始前，参会人员应自觉准备好记事本、钢笔（签字笔）等会议记录工具；对于公司级会议，集团公司文秘人员须额外准备好录音笔。

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